Jak vytěžit maximum ze svého podnikání s výkonným ERP systémem

Správně implementovaný systém ERP pokrývající širokou škálu podnikových procesů představuje optimální sběrnici přesných dat uložených na jednom místě, která lze snadno vyhledat a vizualizovat. Může výrazně zefektivnit nejen rozhodovací proces, ale i komunikaci mezi odděleními a zároveň poskytnout komplexní pohled řídícím pracovníkům.

Je možné rozšířit e-shop a zároveň snížit náklady na jeho provoz?

Předpokládejme, že jedním z hlavních cílů vašeho e-shopu je meziroční růst prodejem služeb, produktů nebo výrobou vlastních produktů a strategický náskok před konkurencí na trhu;

Někdy stačí správně zacílená investice do reklamy a objednávky přicházejí rychleji, než je technicky a personálně zvládnete. To může způsobit, že se při hledání účinného řešení, které pomůže okamžitě, zamotáte do spirály. V této situaci je již velmi obtížné najít rychlé, kvalitní a zároveň cenově dostupné řešení.

Ve většině případů dochází k podobným zlomovým okamžikům v nejnevhodnější dobu – na konci roku, v době účetní závěrky nebo na vrcholu sezóny. Je důležité si uvědomit, že důsledky takovýchto úzkých míst mohou být dalekosáhlejší než “jen” ztráta zakázek, která s sebou nese nespokojenost zákazníků a v konečném důsledku může vést ke ztrátě dobrého jména firmy na trhu. V dnešním světě podnikání je zásadní přijmout myšlení “prevence je lepší než léčba”, které se zaměřuje na předvídání úzkých míst, včasné rozpoznání možných důsledků a snahu se na ně předem co nejpřesněji připravit. 

Včasný zájem o možnost zavedení ERP systému do firmy vám poskytne dostatek času na výběr vhodného systému, jeho dodavatele, ale zejména na přípravu správného návrhu systému. Významnou výhodou ERP systému je využití široké škály aplikací pro pokrytí procesů v různých odděleních firmy, což zejména v dlouhodobějším horizontu 

Úvodní konzultace

Na základe našej sedemnásťročnej praxe vám vieme už na úvodnej konzultácii ukázať niekoľko možností výrazného šetrenia nákladov vďaka implementácii vhodného ERP, ktoré bežne navrhujeme v rámci stredných firiem a zároveň vám predstavíme možnosti nastavenia procesov. S pribúdajúcimi požiadavkami už vo väčšine prípadov univerzálna odpoveď neexistuje. 

Základní odpovědí na pokrytí většiny klíčových obchodních operací je globální ERP systém Odoo, který je v porovnání s jinými ERP systémy na trhu velmi dobře škálovatelný a díky své modulární architektuře může být připraven na řadu různých úprav, které si vyžádáte. 

Při dodržení určitých standardů lze systém poměrně rychle přizpůsobit.

Nasazení konzultovaných a předvedených modulů lze velmi dobře naplánovat v čase, nastavit nasazení klíčových modulů v první fázi a následně naplánovat nasazení dalších modulů podle priorit, čímž lze v časovém horizontu co nejoptimálněji rozdělit finanční prostředky potřebné na rozvoj systému. Nasazení klíčových modulů lze velmi dobře naplánovat v čase;

Implementační studie a školení

Než se pustíme do realizace projektu, musíme prověřit vaše systémové požadavky v rámci implementační studie, abychom zajistili správné pochopení fungování vašeho podniku a předešli zbytečným nedorozuměním během implementace ERP. Vytvoření analýzy je placeným úkolem, který klientovi často otevře oči a přiměje ho rozpoznat další funkcionality systému ERP, na které původně nepomyslel.

V některých případech systém také umožní společnosti zvážit používání standardizovaných postupů pro procesy, které lze následně aplikovat v praxi. Naším cílem je navrhnout řešení tak, abychom se nesnažili “znovu vynalézat kolo”, ale plně využili to, co vám bude stačit a v konečném důsledku vám přinese ekonomický prospěch.

Objasníme si také falešná očekávání, se kterými se často setkáváme. Například, že nový systém bude spuštěn ze dne na den, vše půjde hladce a nevzniknou žádné další problémy. Za léta zkušeností s implementacemi se setkáváme i s neočekávanými situacemi, které vznikají na straně klienta. Naší povinností bude zajistit, aby celý proces před úspěšným nasazením proběhl co nejhladčeji.

Je důležité si uvědomit, že každá změna, včetně nasazení nového systému ERP, vyžaduje určitý čas na řádné naplánování procesu a zabránění velkému zatížení řadových zaměstnanců, manažerů a projektových manažerů. Ten by mohl vyústit v negativní reakci zaměstnanců na zavedení systému.

Často se setkáváme s tím, že realizace se na základě řady faktorů jeví pro klienty jako nejvhodnější na konci roku, což však nemusí být nutně výhodou. Implementace systému na konci roku může ovlivnit sezónu, využití o prázdninách, plánované inventury a podobně. Když zpětně zhodnotíte celkovou implementaci, zjistíte, že jediným plusem byl roční reporting.

Z naší strany můžeme technicky zajistit realizaci kdykoli během roku. Na základě vzájemné diskuse a poznání provozního systému firmy během studie můžeme také poradit, kdy je nasazení pro konkrétního klienta nejvhodnější.

Úspěšně zvládnuté nasazení v průběhu kalendářního roku obvykle poskytuje více času na důkladnější zaškolení zaměstnanců na práci v novém systému ERP a také se lépe usměrňují některé nesprávné návyky uživatelů ERP.

Investice

Již během studie jsme kladli důraz na to, aby byl projekt optimálně štíhlý a zbytečně se nepřekrýval různými “záplatami”, pokud již existují osvědčená řešení v podobě námi vytvořených a otestovaných modulů nebo tisíců dalších komerčních modulů. Vytvořili jsme a otestovali již tisíce dalších komerčních modulů.

To je jedna z mnoha zásad, jak udržet rozpočet na realizaci projektu v plánovaném rozsahu.

Údržba a provoz

Je důležité si uvědomit, že každý systém ERP je “živým organismem”, který při správné péči (aktualizace a pravidelná údržba) může neustále zefektivňovat procesy v celé společnosti.

Pro implementaci doporučujeme zvolit stabilní společnost, která v případě požadavků rychle a efektivně pomůže v jakémkoli směru. Jejím základem by měl být stabilní tým odborníků s širokým know-how, s nimiž budete od prvního dne otevřeně konzultovat všechny detaily.

Musíte se ujistit, že nezískáte jednorázové řešení, ke kterému se po implementaci nebudete muset vracet, ale dodavatele, který se stane vaším dlouhodobým partnerem. Pomůže vám přesně pojmenovat a odstranit problémy a také vás správně nasměruje při vytváření dalších požadavků na systém.

Tímto partnerem může být společnost Dodo Systems, která splňuje nejvyšší požadavky svých klientů.