Jak vám může pomoci správně navržený e-mailový podpis

Tento článek se věnuje správě e-mailových podpisů (Email Signature Management) a jejímu využití v marketingu.

V mém článku vycházím ze systému Exclaimer (www.exclaimer.com).  Ne proto, že by byl na trhu jediný nebo nejlepší. Ale zkrátka proto, že s ním mám už dost zkušeností.

Pro doplnění tedy zmíním, že i obdobné služby jako například Codetwo nebo Newoldstamp fungují velmi podobně (všechny alternativy naleznete zde: https://www.g2.com/products/exclaimer/competitors/alternatives).

Podmínkou pro jeho fungování je seriózní mailový server na platformě Exchange, G Suite nebo Microsoft 365. Právě rozšířenost cloudových platforem Microsoft365 nebo G Suite hraje do karet Exclaimeru.

Než se pustím do marketingového využití, ve zkratce ještě popíšu fungování takové služby. Není třeba ji instalovat (kromě firem, které mají On Premise Exchange) a je to klasický SaaS. Stačí, když administrátor nakonfiguruje základní parametry a připojí tzv. connector.

Ten se nachází na výstupu z vašeho e-mailového serveru, zprávy zkontroluje a porovná s nastavenými pravidly. Pokud je vše v pořádku, aplikuje k e-mailu nastavený podpis. Ten se vytváří pomocí online editoru, díky kterému není problém nastavit také složitější grafiky. Používá HTML značky a funguje velmi spolehlivě.

Rozhraní pro vytváření designu podpisů

Pojďme se ale už podívat na pět hlavních důvodů, proč by se měl takový systém dostat do hledáčku marketérů.

BRAND CONSISTENCY

Součástí brand a design manuálů bývá často také návrh e-mailového podpisu. Ten sice vypadá krásně, v lepším případě se vám ho také podaří dostat do vašeho Outlooku nebo do onboarding procesu pro nového zaměstnance. Dnes se však k e-mailům přistupuje přes webmail, mobilní zařízení a různé aplikace, proto je téměř nemožné udržet konzistentnost.

Díky takovému systému vypadá váš podpis stejně dobře, ať ho pošlete z mobilu, Outlooku, Thuderbirdu nebo e-mailové brány vašeho e-shopu. 

Dalším důvodem je fakt, že u firem s větším počtem zaměstnanců je velmi obtížné vysledovat, zda každý dodržuje předepsané formy podpisů. Ale protože Exclaimer je spravován centrálně, nepotřebujete žádnou součinnost od uživatelů. Oni jsou spokojenější, že je nikdo „nebuzeruje“ za velikost a barvu použitého písma a správce IT je nadšený, že nemusí milionkrát vysvětlovat totéž.

Důležité je zmínit, že proměnné hodnoty podpisů se mohou načítat z firemního adresáře (Jméno, Příjmení, E-mail, Pozice atd.), a proto jej stačí nadesignovat pouze jednou. Exclaimer se už o všechno postará sám.

Příklad podpisu v naší agentuře. Full HTML, kde spodní banner odkazuje na jednotlivé sekce našeho webu.

KAMPANĚ a UPSELL

V případě, že právě promujete novou službu, přestěhování provozu na novou adresu nebo sezónní akci, je Exclaimer perfektní volbou. Nadesignované bannery během pár minut implementujete, nastavíte datum, do kdy se má daný banner používat a celá vaše firma komunikuje to, co je právě důležité.

Kampaňové informace se takto dostávají těm, kteří od vás e-mail očekávají a je proto pravděpodobnější, že se vyhnete právě zmiňované bannerové slepotě.

V neposlední řadě můžete dobře připravený podpis využít pro upsell služeb nebo produktů. 

SURVEYS

Co takhle do svého podpisu zahrnout odkaz na dotazník a sbírat cenné informace z první ruky?

Jeden z placených powerup(ů) pro Exclaimer nabízí vložit rychlý feedback form přímo do e-mailu, a to včetně sbírání analytických dat. To, komu se to vyplatí a komu ne, záleží případ od případu. Ale i v základní verzi není problém přidat CTA tlačítko a přesměrovat uživatele například na Google Forms nebo Survio.  

(ilustrační): Customer feedback v podpisech

CLICK TO DOWNLOAD IMAGES

V případě, že znáte Microsoft Outlook, víte, že obrázek musí být buď přiložen do těla e-mailu, nebo se místo něj zobrazí infobox „click to download images“. To je už minulostí. Nástroj Exclaimer přiloží bannery do těla e-mailu, díky čemuž budou zobrazeny vždy. Doporučuji však pracovat s velikostí přiložených bannerů s rozumem, aby e-maily neměly 5 MB. Případně si prohlédněte pro-tip na konci článku.

LEGAL DISCLAIMER

Už žádné starosti s tím, jestli e-maily obsahují správné a aktuální firemní údaje, případně jiné důležité a doplňující paragrafy. Využití i v případě e-shopů může být opravdu různorodé. To, co připraví vedení společnosti, bude bez výjimky v každém e-mailu, který opustí vaši firmu.

Na závěr ještě doplním užitečný hack. Připravte si dva druhy podpisů. Jeden, který bude v nových konverzacích a druhý odlehčený, který se aplikuje v dalších e-mailech dané konverzace. Snížíte tím celkovou velikost e-mailu a zpřehledníte konverzaci.

Ceny za takové řešení se pohybují pod úrovní dvou eur měsíčně za uživatele. To není mnoho, pokud zvážíme, jaké výhody nám takový systém může přinést. Pro ty, kterým základní funkce nestačí, jsou k dispozici různé doplňky a prémiové funkce.