Co je time management?
Pojem time management, jak jistě tušíte, pochází z anglického jazyka a doslovně se překládá jako řízení času. Avšak dalo by se říct, že tu nejde ani tak o přímé manipulování s časem. Tento pojem představuje spíše přístup k sobě, ke svým zálibám, ke kolegům v práci a ke známým, či přístup k rodině.
Charakterizuje ho celá řada postupů, nástrojů a doporučení za účelem zvýšení efektivity využívání času. Mezi základní patří stanovení si priorit, plánování činností, analýza stráveného času a využívání moderních nástrojů pro plánování (aplikace na plánování, kalendáře…).
Díky time managementu si také dokážete snadněji stanovit cíle, kterých se budete v budoucnosti snažit dosáhnout. Správně nastavený time management vás odmění zdravějším životním stylem a odbourá vám stres, a to v pracovní i osobní rovině.
Nastavení priorit
Základním kamenem efektivního time managementu je určení si priorit. Pokud ale chcete vědět, co je skutečně důležité, měli byste vycházet ze svého hodnotového žebříčku. Myslete však na to, že ačkoli rodina, práce, zdraví a peníze spolu úzce souvisí, pouze výjimečně můžete mít všechno najednou.
Pokud víte, komu a čemu přizpůsobit svoje životní a pracovní cíle, můžete začít k jednotlivým činnostem přiřazovat stupeň důležitosti:
- důležité a urgentní – všechny termínované úkoly, dohodnutá setkání, krizové situace, některé důležité telefonáty a e-maily
- nedůležité a urgentní – společenské události, studium, výzkum, rodina
- důležité a neurgentní – neefektivní setkání, některé telefonáty a e-maily, nedůležité a náročné úlohy
- nedůležité a neurgentní – komunikace s přáteli, volno.
Výsledkem přidělení stupně důležitosti k jednotlivým úkolům je přehled v tom, co je skutečně podstatné a kterým úkolům nemusíte přikládat až tak velkou váhu.
TIP: I přehodnocování svých priorit je důležité. Všeobecně by však efektivní plánování mělo sestávat z 15 % úkolů první skupiny, 20 % úkolů druhé skupiny a 65 % úkolů třetí skupiny. Všechno ale, samozřejmě, závisí na hodnotovém žebříčku u konkrétního člověka.
Plánování
Při práci přímo na pracovišti, jakož i z pohodlí domova, je v souvislosti s efektivním time managementem nutné udělat si pracovní harmonogram na každý den. Zvažte v něm, jak dlouho by asi měl každý pracovní úkol trvat a snažte se jej časově zařadit do svého harmonogramu. Ideální je, když začnete nový den s jednoduššími pracovními úkoly a postupně se propracujete k náročnějším.
Cílem je takový stav, kdy zbytečně neztrácíte čas na úlohy, které jde udělat i rychleji. V opačném případě vám zůstane méně času na ty, které si vyžadují víc pracovního času. Pochopitelně, získáte tím větší prostor i na úlohy, na které se těšíte.
Správně odhadnout čas, který budete na jednotlivé úlohy potřebovat, vám pomůže použití papírového kalendáře, případně aplikace organizátoru. V souvislosti s aplikací ale nezapomeňte na její synchronizaci se všemi vámi používanými zařízeními. Co se týká papírového kalendáře, měli byste pamatovat zejména na zásadu jeho snadné dostupnosti.
Zdroj: unsplash.com
Dobrým nápadem je také nastavení časovače nebo budíku k jednotlivým úkolům. Pomůže vám to dodržet pracovní harmonogram, hlavně v případě, kdy budete mít naplánovaných víc úkolů.
VĚDĚLI JSTE, ŽE…
…multitasking nepřispívá k lepšímu time managementu? Vyplatí se pouze tehdy, když jste v něm skuteční mistři. Přepínání mezi úkoly vás totiž stojí čas, protože při každé změně musíte svůj mozek přinutit k nové myšlence. Rozumnější je zaměřit se pouze na jeden úkol, a pokud je to možné, tak jej i dokončit.
Užitečné aplikace
Na trhu můžete najít množství volně stažitelných aplikací, které vám dokážou ulehčit život. Je to zejména v souvislosti s vytvořením pracovního kalendáře a jednodušším organizováním pracovních činností, a to na smartphonech, tabletech nebo počítačích.
Připravili jsme pro vás stručný seznam:
- Google kalendář – bezplatný internetový kalendář, který vám umožní organizovat události a také sdílet svůj kalendář s ostatními lidmi. Velkou výhodou je, že umožňuje navzájem sdílet časové rozvrhy. Každé ráno vám Google pošle souhrn vašich aktuálních povinností. Připomínky k jednotlivým úlohám si můžete jednoduše nastavit přes e-mail.
- Evernote – velmi oblíbená aplikace na organizování práce. Můžete tady nahrávat a zpracovávat různé druhy dokumentů (obrázky, texty…) a zároveň je i digitalizovat. Je tu také možnost třídit jednotlivé úlohy na urgentní, průběžné, nebo takové, které se dají odložit na později.
- Trello – aplikace, která ulehčuje pracovním skupinám malých a středních podniků jejich vzájemnou spolupráci. Také se tady dají přehledně rozdělovat jednotlivé úkoly a plánovat termíny do kalendáře. Podobně jako Google kalendář i Trello má schopnost posílat připomínky přes e-mail nebo upozornění zobrazovat přímo v aplikaci.
- Do – správce úkolů, který umožňuje jednoduchý přehled o splněných a nesplněných úkolech. Nechybí zde ani alarm nebo synchronizace se stejnojmenným doplňkem webového prohlížeče Chrome.
- Rescue Time – time management software, který dokáže sledovat vaše aktivity na smartphonu, notebooku či počítači. Následně na základě pravidelných reportů můžete přesně odhadnout, jak trávíte svůj čas na těchto zařízeních.
- DropBox – jde o cloudovou službu. Díky této aplikaci budete mít po ruce důležité dokumenty, obrázky nebo videa. K nim, samozřejmě, dokážete nastavit přístup i jiným lidem, například kolegům z práce.
Pořádek v e-mailech
U mnohých lidí je běžným jevem zahlcení e-mailové schránky zprávami různé povahy. Pokud však svoji doručenou poštu nedostanete pod kontrolu, budete jen zbytečně ztrácet čas. V tomto směru je rozumné vytvářet například filtry, aby se pošta od konkrétních lidí dostala do určených přihrádek. Umožní vám to časově optimalizovat čtení zpráv.
Štítky vám zase pomohou získat přehled v tom, na co je třeba reagovat jako první. Pomocí nich také dokážete odkazovat na minulé řetězce zpráv. Užitečným tipem je i mazání a odhlašování se z marketingových e-mailů, abyste s nimi zbytečně nemarnili čas. Efektivní time management v tomto pojímání znamená hlavně zjednodušení celého procesu e-mailové komunikace.
Kategorizace práce
Během vytváření denního pracovního plánu je šikovné uspořádat si svoje pracovní činnosti podle jednotlivých kategorií. Pokud máte například v plánu daný den uskutečnit telefonní hovory, pokuste se je vyřídit všechny najednou. Stejným způsobem také evidujte příjmy, odpovídejte na e-maily nebo řešte faktury.
Kategorizace činností je důležitá hlavně tehdy, když si pracovní úlohy vyžadují odlišné zručnosti, nebo v případě používání různých programů nebo webových stránek. Umožní vám to tak minimalizovat čas a energii, kterou byste jinak věnovali přemýšlení o tom, jak jednotlivou úlohu začít. Takto to uděláte u každé kategorie jen jednou, a to na jejím začátku.
Zdroj: unsplash.com
Závěr
Time management vás může ze začátku stát hodně úsilí, avšak vaše snaha se vám velmi rychle vrátí, ať už na volném čase, nebo efektivitě práce. Jako první je třeba si stanovit hierarchii priorit – na základě důležitosti a urgentnosti. Následně si můžete plánovat svoje pracovní činnosti, kde výbornými pomocníky jsou různé aplikace, které vám ulehčí organizování pracovního dne a jednoduché vytvoření pracovního kalendáře.
Nezapomeňte si také udělat pořádek v e-mailové schránce, protože nezatříděná a zbytečná pošta znamená pouze mrhání vaším pracovním časem.
