Jaké jsou 3 principy dobré konference? Networking, catering a program!

Jak se podle tebe dělá dobrá konference? A co je vlastně dobrá konference? Nebo jinak – co dělá odbornou konferenci skutečně dobrou?

Dobrá odborná konference je taková, na kterou lidé chtějí přijít a užít si celý den. Mnoho organizátorů si myslí, že stačí pozvat pár řečníků z oboru, objednat sendviče a pronajmout slušné prostory. Říkám to trochu zlehka, ale ve své praxi se s tím setkávám často. Akce, jako je ta, kterou jsem popsal, je spíše příjemnou profesionální volnočasovou aktivitou, zatímco dobrá konference by měla být mnohem víc. Vhodný prostor pro networking, technické zajištění, kvalitní catering a samozřejmě dramaturgicky sestavený a promyšlený program. Organizátoři musí vědět, co pořádají, pro koho to pořádají a jaký má být celkový dojem či výsledek konference.

Velmi důležité je také budování rozpoznatelné značky konference. My v TheMarketers.biz každý rok přidáváme ke značce konference aktuální titulek, kterým se snažíme vystihnout podstatu stavu trhu a našeho oboru. Může se to zdát jako “výkřik do tmy”, ale v našem týmu o tomto sloganu překvapivě dlouho, i několik týdnů, diskutujeme a ověřujeme ho s mnoha odborníky z našeho oboru. Tak jsme také dospěli k letošnímu přesvědčení, že “Riding the WAVES” je metafora, která přesně vystihuje současný rozbouřený svět marketingu se všemi vlnami, na které je třeba naskočit nebo je alespoň rozpoznat, a těmi, kterým je lépe se vyhnout nebo pro ně najít správnou “sebeobranu”.

Uměl bys ze svých zkušeností říci, jaké jsou 3 hlavní principy dobré odborné konference?

Networking, catering, program. Zcela vážně a v tomto pořadí. Neznamená to však, že samotný program není důležitý. Program je vždy ten základní parametr, kdy se lidé definitivně rozhodují o koupi lístku. Je to velmi podobné jako s oblíbeným festivalem. Celý rok víš, že tam jedeš. Kvůli atmosféře, kamarádům, podobně smýšlejícím lidem, jídlu, zážitku… A pokud tam najdeš i své oblíbené kapele, o to lépe. A přestože jich nikdy není mnoho, věříš organizátorům, že line-up sestavili tak, že se budeš bavit celou dobu. Nejen tu hodinu, kdy hrají ti „tvoji“. Jasně, že existují i ​​festivaly (a konference), kam jdeš speciálně kvůli headlinerovi. No za mě je to víc primární náhrada koncertu než kupování si celého zážitku kolem.Nic není černobílé a lidé i jejich motivace jsou různé, ale čas ukázal, že tento náš „holistický přístup“ je úspěšnější než nárazové výstřely a nabídky.

Dobrá konference by měla být i dostatečně velká – právě kvůli networkingu. Jak se to děje? Do jaké míry je její velikost důležitá a proč? Jak přitáhnout dostatečný počet lidí na konferenci?

Největší konference se “nedělá” a nevzniká ze dne na den. Zejména v B2B branži je třeba získat si důvěru účastníků a každý rok ji minimálně upevňovat. Ideální však vždy alespoň o trošku překonat jejich očekávání. Proto nám záleží i na prostoru, technice, délce prezentací i přestávek, rozmístění cateringu i partnerských stánků. Když už se však konference dostane v rámci konkrétního odvětví do stavu “největší na trhu”, přichází ještě jedna zodpovědnost. Aby se na ní setkali relevantní hráči z byznysu a konference byla pro ně místem, kde se “dohadují dealy”. Teprve tehdy si organizátor může říci, že jeho konference je nejen dobrá, ale ta největší. A hlavně užitečná. Jednoduše, když na ni přijdou všichni ti důležití lidé na daném trhu. A to je také feedback, který dostáváme po každém ročníku nejčastěji. “Skoro nic z programu jsem neviděl, ale potkal jsem takové lidi, ke kterým jsem se rok neuměl dostat. Super akce a ten oběd a technika… Cítil jsem se jako v americké show. Jáj a keynote spíkr byli super, zbytek se podívám ze záznamu…”

Samozřejmě se setkáváme i s méně pozitivními reakcemi jako tlačenice při cateringu či ranní registraci as tím spojený snížený komfort při usazování se v auditorii. Evidujeme i výhrady při hodnocení určitých spikrů, ale já sám jsem ještě nebyl na konferenci, kde by se mi líbili všichni přednášející, takže i to bereme. Snažíme se však každý rok těmto podnětům věnovat vážnou pozornost a hledáme opatření, jak se těmto situacím vyhnout. Letos připravujeme například oboustranné výdejní cateringové stoly i jejich optimální rozmístění v konferenčních prostorách a tak minimalizovat rady, zvýšíme počet asistentek při registraci, kreujeme systém volného sezení aby měli účastníci co největší pohodlí a při spíkrech budeme dělat to, co každý rok – budeme s nimi procházet jejich prezentace a ladit je tak, aby měly co nejvyšší informační hodnotu pro publikum.

Jak si vybíráte spikry? Máte při tom nějakou strategii? Jak je to pracné?

Je to extrémně náročné. Začneme vždy vyhodnocením spikrů a témat z uplynulého ročníku a od ledna začínáme vyhledávat nové tváře, dokonce si k tomu děláme i vlastní průzkumy. Vždy se jejich výběr snažíme zkoordinovat s již zmiňovaným headlinem pro daný rok, neustále sledujeme všechny novinky a počiny, které se na Slovensku ale i ve světě v marketingu dějí – viz náš kurátorovaný obsah na portálu Marketeris.sk. A sami chodíme po zahraničních konferencích a zapisujeme si tipy na výjimečné spikry do budoucna nebo se na tyto highlighty ptáme našich známých a lidí z byznysu. Každý, kdo za rok někde byl, něco skvělého viděl a dát relevantní doporučení. Potom přichází fáze interního a následně externího síta, kdy oslovujeme v naší preferenci zajímavých spikrů a spikérky a snažíme se dát dohromady program, který bude pestrý a zároveň odborně hodnotný. První nástřel line-upu a rezervace zahraničních spikrů máme většinou hotové půl roku před konferencí a přibližně dva měsíce před již máme relativně finální verzi celého programu. V každém případě tento proces obnáší desítky hodin práce, což se na první pohled nemusí zdát.

Důležitá je však i samotná strategie tvorby line-upu, která se mění rok od roku: Postavíme konferenci na jednom skutečně dominantním spíkrovi nebo pozveme několik významných osobností a kolem nich vystavíme relevantní programové bloky? V loňském roce, kdy naše branže čelila opravdu těžkým časům, jsme program postavili na samotném Lesovi Binetovi, jednom z TOP respektovaných spikrů, aby svými zkušenostmi a dlouhodobým výzkumem inspiroval naše marketéry jak vycházet ze základních kořenů tvrdé ekonomiky a z to the Roots“. No a v tomto roce, kdy všichni čelíme bezprecedentnímu tsunami AI a dalších digitálních inovací, jsme se rozhodli pro jinou strategii: Pozvali jsme hned pěti keynote spikrů, kteří nás budou inspirovat, jak jezdit po těchto rozbouřených vlnách právě z pohledu AI, dat, inovací , ale také marketingových dovedností akreativity bez hranic při budování značek. A tedy „Riding the WAVES“.

Které další faktory považujete za důležité, aby na takovou konferenci lidé chtěli přijít a chtěli si ji užít celý den?

Atraktivní scéna, dynamická dramaturgie, práce se světly, hudební předěly… Toto jsou právě věci, které tvoří ten zážitek. Technika, že začínáme včas, že spíkři nepřetahují svůj slot, že je tam stále dostatek jídla a nápojů, že máme animace a světla. Že i moderátor tuší na jaké akci se nachází a rozumí tématu, takže umí klást relevantní otázky, ne jen mhouřit na ty ze Slido, (které je mimochodem super), a snažit se je přečíst is cizími výrazy správně… Jednoduše všechno ostatní jako spíkři a jejich prezentace. Ti tvoří obsah a mnoho organizátorů se domnívá, že právě ten je jediný důležitý. Ale pokud konferenci chybí forma a vlastní identita, jsou to stále ty stejné tváře a jen s jiným projektorem a chlebíčky. Rozhodně za klíčové faktory považuji kreování a držení strategického konceptu konference, o který se u nás stará Palo Hapák s podporou našeho výzkumníka Mira Švece, jakož i komunikační procesy zastřešované naším komunikátorem Martinem Mazagem.

Víte, je to jako e-shop. Většina prodává v dané kategorii stejné zboží, přesto se lidé rozhodují, od koho si danou věc koupí. Ti nejméně šikovní bojují cenou a skoro nikdy dlouhodobě nevydrží. Ti šikovnější přidají nějaký typ zážitku nebo služby – například rychlé doručení, prodlouženou záruku a podobně. No a top hráči pracují na tom, aby zákazník příště ani nepřemýšlel, kde si danou věc koupí. Protože mu vyhovují služby, web a celková péče daného e-shopu. A o to se kromě přinášení fakt zajímavých spikérek a spikrů v TheMarketers.biz docela snažíme.

Pokud tomu nevěříte, přijďte na 14. ročník konference Marketing RULEZZ 2024, která se bude konat 20. listopadu 2024 opět ve Staré tržnici v Bratislavě.