Projekt a jeho fáze
Na začátku si stanovíme jednotlivé fáze a jejich časové odhady, které jsou rovněž zastoupeny v grafice. Jako příklad použiji prezentační web realitního projektu. Pojďme si tedy všech 6 fází představit:
-
Onboarding process
Sem patří první setkání s klientem, příprava zadání a vypracování cenové nabídky. Vzájemná představa o termínech z naší a klientovy strany. Do plánování musí být zahrnuty i jiné projekty, které máme právě v harmonogramu, protože pracujeme současně na několika.
Nezapomínáme na získání potřebných přístupů k hostingu, Google Analytics, Google Search Console (pokud se web upravuje). Při tvorbě nového webu vytváříme přístupy my. Zdokumentujeme e-mailové a telefonní kontakty, fakturační údaje a také kontakty spolupracujících firem.
Možné je vykomunikovat například. vizualizace projektu, fotografie či video. Na celou část této fáze vyhrazujeme 1,5 týdne.
-
Wireframe
Je struktura či hrubá stavba webu. Po jeho tvorbě má klient lepší vizuální představu o jednotlivých elementech na webu. Jak bude vypadat vzhled menu, kde budou texty, obrázky a kontaktní formuláře. Probíhá zpětná vazba a následně schvalovací proces. Následné změny zapracujeme. Určený čas je 1,5 týdne.
-
UX, UI design
Což laicky znamená oblečení wireframu do barev či designu. Po obdržení nebo vytvoření brand manuálu bude web ve vizuální identitě firmy. Klientovi také vysvětlíme různé animace napříč webem a CTA tlačítka. U designu je vhodné častokrát zvážit, zda dodáme design kromě desktopové verze i ve verzi mobilní.
Klient si často neuvědomuje, že některé animace a doteky budou fungovat na mobilu jinak než na obrazovce. Předejde se tím problémům při předání projektu. Jako příklad je uvedeno mapování budovy, které může být při posunu obrazovkou na mobilu citlivé na její otevření, namísto přesunu dolů. Na designu intenzivně pracujeme 2 týdny a je zapotřebí co nejrychlejší odezva ze strany klienta
-
Development
Jinak řečeno programování. Když je dle požadavků klienta a dodržením standardů důkladně připraven design, development dokážeme bez vstupu klienta snadno zvládnout celý proces po dobu 2 týdnů.
-
Nahazování obsahu – administrace dat
Při tvorbě obsahu platí důležité pravidlo. Před administrací dat je třeba předem si ujasnit, z čeho se bude obsah skládat. Nedochází pak ke zbytečnému zdržování z důvodu nejasností či neúplnosti. Týká se to hlavně vizualizací, videí, fotografií a textů.
Při dodržení předchozích kroků bude obsah připraven pro vložení do WordPressu. Také je třeba myslet na konečné výměry apartmánů a jejich potvrzení e-mailovou formou. Občas se stane, že se vyskytnou změny již po jejich vložení a je třeba je nově zapracovat.
-
Migrace a odevzdání projektu
Patří sem dokončovací práce, školení klienta, migrace webu z produkční na ostrou doménu a předání přístupů. Pokud jste vypracovali design podle představ klienta a vše precizně vykomunikovali, po celkovém dokončení by tu měl zůstat prostor jen pro drobné úpravy nad rámec původního zadání.
Tak krásně a ideálně to všechno zní, ale poučili jsme se…
Vše se schvaluje e-mailovou nebo písemnou formou. Určitě ne prostřednictvím telefonu! V opačném případě se může stát, že nesrovnalosti nad rámec odsouhlasené cenové nabídky nejsou dohledatelné.
Obvykle si způsobíme problémy tím, že se zadá jeden konečný deadline. Chyba! Další poučení zní: dát každé jedné části „deadline“ zvlášť.
Projekt se tím řídí efektivněji a jednodušeji. Také klient přebírá zodpovědnost, pokud se v rámci dohodnutého času neschválil wireframe či design. Práce programátora se takto automaticky posouvá. Při nedodaném obsahu ve stanovený čas se posouvá migrace na ostrou verzi a celkové dokončení projektu.
Jednotlivé termíny lze jasněji komunikovat a klient může určit, o kolik se mu projekt posune i bez naší komunikace. A to díky procentuálnímu koláči v grafice výše. Ví, že jsme skončili např. s wireframem a přičte si potřebné týdny do dokončení projektu.
Při celkovém termínu dokončení projektu nebylo hned jasné, proč se projekt natáhl a klient obvykle nám připsal odpovědnost za prodlení. Pokud jsme pochybili my, můžeme takto odškodnit klienta slevou či uděláním extra práce na naše náklady.
Jaké nástroje používáme při manažerování?
V naší firmě máme nástroje, které se používají pro různé druhy komunikace při projektu. Pomáhají nám fungovat ve vzájemné součinnosti s logikou a pracujeme s podloženými daty.
Freelo
Projektový software, kde je celá dokumentace projektu od zadání přes jeho důkladné rozdělení na to-do listy. Každý úkol má svého řešitele, který je zodpovědný za dokončení úkolu včas. V nástroji Freelo, který používáme, lze z projektu vytvořit šablonu, která urychluje celý proces do budoucnosti.
V onboardingu už nezapomenete ani na jeden detail! Výhodou tohoto organizačního softwaru je logování času, který můžete filtrovat pomocí to-do listů nebo štítků úkolů a také exportem rovnou fakturovat klientovi. Dokážeme přehledně reflektovat, zda se dodržely časové predikce realizace designu či programování atd.
V případě úkolů nad rámec zadání viditelně a odděleně umíme výkazy fakturovat hodinovou sazbou mimo dohodnutou částku za dílo. Výhodou také je, že můžete technicky zdatnějšího klienta pozvat do projektu a má přehled o budgetu či úkolech, na kterých se pracuje. Lze mu povolit nebo zamezit přístup k firemnímu know-how, který může být uložen v projektu. Můžete připnout různé odkazy a prolinkováním se rychle dostat k uloženým informacím.
Slack
Komunikační kanál pro rychlé dotazy či připomínky. V tomto případě však nic důležitého nekomunikujeme, protože to jednak potřebujeme mít na jednom místě u projektu + po určité době se chat maže.
Kromě již zmiňovaného Freela je e-mail nejvhodnější forma komunikace s klientem. Opět důležité připomenutí: co není „na papíře,“ neexistuje. Pro lepší vizuální představu nahráváme video návody. Klient takto reálně vidí, kde se věci editují. Zamezíme takto i zbytečným osobním meetingům, které se obvykle časově protáhnou.
Confluence
Nástroj pro ukládání procesů a návodů v hierarchii s možností rychlého vyhledávání.
Závěr projektového manažerování
Po každém projektu vyhodnocujeme, zda byla marže dodržena a vylepšujeme procesy. Prostor pro bonus dává projekt s dodržením určené marže. Takto zůstává tým motivovaný vlastní iniciativou vytvářet procesy, které dělají práci efektivní. Návody a procesy následně strukturně a hierarchicky ukládáme. Celkový projektový management a neustálé zlepšování eliminuje budoucí chyby a selhání. Hodně štěstí i Vám, milí čtenáři 🙂
