1. Vyhodnoťte nutnost pracovního setkání
Je tato schůzka opravdu nutná? Položte si tuto otázku ještě předtím, než ji opravdu naplánujete. Pokud má sloužit pouze k aktualizaci a výměně informací a statusů, zrušte ji a zvolte jiný kanál, např. použijte některou z aplikací pro efektivní řízení projektů (Asana, Trello atd.), nebo projděte danou problematiku s klíčovými osobami individuálně 1:1.
2. Stanovte si cíl a program
Jedním z hlavních důvodů neefektivní pracovní schůzky je její nejasný a nedefinovaný cíl. Proto si předem správně určete, zdokumentujte a sdělte cíl a jeho požadovaný výsledek. Čeho chcete tímto pracovním setkáním dosáhnout? Získat nové nápady? Vypracovat strategii? Stanovit plán projektu na další období?
Při stanovování cíle schůzky nezapomeňte, že má být, stejně jako každý jiný cíl, S.M.A.R.T. – specifický, měřitelný, dosažitelný, realistický a časově omezený. Jak si správně stanovit cíle, jsme pro vás podrobně popsali v našem nedávném článku: Víte, čeho chcete v podnikání dosáhnout? Stanovte si správné cíle.
Jakmile si stanovíte cíl, rozpracujte si ho do plánu – programu této pracovní schůzky. Pokuste se formulovat body programu jako otázky. To účastníky povzbudí, aby o nich před schůzkou přemýšleli a přišli připraveni.
3. Pozvěte správné účastníky
Účastníci, které na pracovní schůzku pozvete, hrají další klíčovou roli v její efektivitě. Omezte proto jejich počet pouze na nezbytné osoby, které mohou přispět k dosažení požadovaného cíle. V pozvánce jim sdělte stanovený cíl a rovněž i jednotlivé plánované body setkání.
Nenechávejte to však náhodě a požádejte účastníky, aby si na schůzku připravili návrhy, příklady a akční řešení. Komunikace během setkání tak bude mít obsah a stane se více efektivní. Můžete také využít časových intervalů, kdy budou někteří účastníci přizváni na konkrétní čas schůzky.
4. Určete facilitátora pracovní schůzky
Podle studie Harvard Business Review považuje 71 % senior manažerů z různých odvětví firemní schůzky za neproduktivní a neefektivní.
Neefektivní pracovní schůzky podle výsledků probíhají na úkor myšlení do hloubky, nedokážou využít možnosti semknout členy týmu a v konečném důsledku je odvádějí od soustředění se na vlastní práci. Jednou z hlavních příčin je právě absence osoby facilitátora.
Proto je efektivní určit pro danou schůzku facilitátora, který bude zodpovědný za průběh schůzky, nikoli za její obsah. Neutrální koordinace umožní účastníkům efektivně komunikovat a dosáhnout během jednání společného cíle.
5. Určete zapisovatele
V průběhu pracovní schůzky je důležité si zaznamenávat myšlenky. V ideálním případě by za to měla být zodpovědná jedna předem určená osoba. Jejich úkolem bude během celé schůzky zapisovat poznámky a akční rozhodnutí, ke kterým na schůzce společně dospějete.
Někdy se však stane, že se na stůl dostanou významná zjištění nebo problémy, které s programem nesouvisejí – v takových případech se doporučuje využít metody „parking lots“ a tato zjištění nebo problémy zaznamenat bez hlubší diskuse. Podle stupně důležitosti se k nim můžete opět vrátit později nebo na samostatné schůzce.
6. Začněte včas a získejte pozornost
Pracovní schůzku začněte vždy na vteřinu přesně – ušetříte tím energii a soustředění zúčastněných. Hned v prvních minutách schůzky zapojte všechny účastníky a získejte jejich pozornost. Začněte poutavě a uveďte účastníky do kontextu setkání.
Namísto představení programu zafunguje statistický údaj, provokativní otázka nebo příběh. V ideálním případě se jejich prostřednictvím účastník dozví, co mu pracovní schůzka přinese, což zvýší jeho angažovanost a nastartuje jeho kreativitu.
Nezapomínejte také na volbu správných prezentačních metod podle typu publika. Pracujte s tělem a hlasem. Správnou intonací a energií si získáte pozornost. Když už pozornost účastníků máte, začněte schůzku tím nejdůležitějším, protože účastníci mají na začátku nejvíce energie a soustředění. Méně podstatné věci na začátku odložte.
7. Koordinaci schůzky přenechte facilitátorovi
Jako lídr pracovní schůzky nejste zodpovědní za její průběh, ale za její obsah. Průběh schůzky nechte na facilitátorovi. Jeho úkolem je stanovit a sdělit jasná pravidla komunikace na začátku schůzky, udržovat tempo, sledovat účastníky v místnosti a zajistit hladký průběh schůzky.
Facilitátor by měl účastníky rovnoměrně zapojit a zajistit, aby se rozhovor vždy držel stanoveného cíle. Rovnoměrného zapojení účastníků může dosáhnout například přidělením rolí jednotlivým osobám nebo zadáním konkrétních témat. Pokud má účastník aktivní roli, motivuje ho to k soustředění a převzetí odpovědnosti za přidělený úkol, což podporuje jeho soustředění a efektivitu.
Úkolem facilitátora je podporovat produktivitu a efektivitu komunikace a vytvářet inkluzivní atmosféru, díky níž se účastníci cítí dostatečně komfortně, aby se aktivně zapojili a společně pracovali na dosažení cíle schůzky.
Doporučujeme proto zohlednit individuální schopnosti, nadání a přednosti každého člena týmu, což účastníkům vyšle pozitivní signál a vytvoří inkluzivní a participativní energii. Nezapomeňte, že když uděláte pracovní schůzku užitečnou pro pozvané účastníky, jejich zapojení bude automatické.
8. Shrňte akční rozhodnutí a ukončete schůzku včas
Když se pracovní schůzka blíží ke konci, zaměřte se na shrnutí dohodnutých rozhodnutí. Vysvětlete, co bude následovat a kdy od vás mohou účastníci očekávat tzv. follow up. Definujte, jaké kroky budou následovat po schůzce a kdo za ně bude zodpovědný.
Follow up opatření pomohou účastníkům ujasnit si témata a závěry pracovního setkání a rovněž pomohou informovat o závěrech ty, kteří se setkání nezúčastnili. Jakmile čas určený na schůzku uplyne, schůzku ukončete.
Vždy ji ukončete včas, bez ohledu na to, zda se vám podařilo splnit cíl schůzky. Jak se říká, cvičení dělá mistra, a proto se soustřeďte raději na postupné zlepšování efektivity vašich pracovních schůzek a nečekejte zázraky hned. Můžete si také pomoci užitečným check listem, který lze stáhnout na https://bit.ly/3C6BlSB.
Před plánováním dalších pracovních schůzek mějte vždy na paměti, že efektivní schůzky šetří váš čas i peníze. Ušetřený čas lze pak produktivně využít k jiné důležité práci.
