Zlepšete svoji efektivitu pomocí pomodoro techniky

Správné řízení času

Pomodoro technika má za úkol naučit vás správně pracovat s časem. Při této technice je důležité střídání delšího časového intervalu na práci s krátkými pauzami. Jen tak dokážete stihnout všechno, co si umíníte. Hodí se při každé práci, ať už jste kreativec, programátor, nebo prodejce kosmetiky. Pravdou je, že tato technika se využívá i na školách, kde ale často ztrácí svůj účel kvůli špatnému rozvržení času.

Svět ji už zná několik desetiletí. Vymyšlená byla v roce 1980 Italem Francescem Cirillem. Časem se dostala do světa díky různým aplikacím s instrukcemi, jak na to. S příchodem trendu zvaného home office se zvýšil zájem i o tuto techniku. Řízení času z domu a přinutit se doma pracovat může být náročné, proto se lidé rozhodli hledat způsob, jak stihnout co nejvíc. Jak tuto techniku správně využívat ve svůj prospěch?

Základní princip

Technika spočívá ve střídání 25 minut neustálé práce a 5 minut odpočinku. Za hodinu tak stihnete 50 minut pracovat a 10 minut odpočívat. Výsledky byste měli pocítit už po 1 až 2 dnech. Po vystřídání jednoho cyklu 25 a 5 jděte na další cyklus a potom ještě jeden. Potom si dejte delší přestávku přibližně 15 minut a věnujte se něčemu příjemnějšímu pro načerpání inspirace. Věnujte se svému miláčkovi, meditujte nebo si pusťte hudbu.

Každý interval 25 minut práce a 5 minut odpočinku se nazývá pomodoro. Doporučeno je nastavit si minutku, která vás informuje, kdy je čas pracovat nebo si dát pauzu. Originálně bylo vytvořených těchto 6 kroků:

1. Rozhodněte se pro práci, kterou chcete udělat.
2. Nastavte si minutku na 25 minut.
3. Pracujte na daném úkolu.
4. Po skončení časomíry si dejte pauzu 5 až 10 minut.
5. Když máte na práci méně než 3 pomodoro, opakujte postup od kroku 2.
6. V případě, že jich máte více než 3, po skončení čtvrté si dejte delší pauzu 20 až 30 minut, potom pokračujte od kroku 2.

Další náležitosti

Cílem pomodoro techniky je asimilace dosažená díky používání krátkých přestávek. Střídáním dlouhého pracovního času a krátkých pauz dosáhnete redukce externích a interních vlivů ruchu. Vaše produktivita a schopnost se soustředit se tak využijí na maximum. Je to i díky vyhýbání se multitaskingu a soustředění se jen na jednu úlohu.

Když se vám podaří splnit daný úkol v době kratší než 25 minut, nepřestavujte minutku. Pomodoro spočívá v tom, že se začíná natažením minutky, uplynutí času a následným zvoněním. Váš mozek se tak naučí na neustálou práci po danou dobu a nebude hledat žádné zkratky, aby se vyhnul zazvonění. Pokud chcete z toho vytěžit co nejvíc, zbývající čas využijte na:

1. Dokončenou práci si ohodnoťte.
2. Zeptejte se sebe sama na otázky, které vás posunou dál (Jste spokojení se svojí vykonanou prací? Dokončili jste úlohu nejlépe, jak jste uměli?)
3. Podívejte se na seznam úkolů a naplánujte si jejich provedení.

Zakladatel Francesco Cirillo doporučuje

Velmi dobrou radou je použít originální minutku. Nastavte ji na 25 minut a pracujte. Samotný akt natažení minutky ve vašem mozku přidává na odhodlání. Je to jakýsi závazek, že nesmíte přestat. Zvuk tikání může být pro někoho rušivý, ale hlavně vás pohání vpřed. Pocit, že vám zbývá několik minut do uplynutí časomíry, vás sportovně tlačí daný úkol stihnout.

VĚDĚLI JSTE, ŽE…

…na tuto techniku se originálně používá kuchyňská minutka ve tvaru rajčete? Právě po něm se jmenuje tato technika. Když si vyhledáte v italském slovníku slovo pomodoro, znamená to rajče.

Každá pomodoro sekce by měla být řešená zdravým rozumem. Nechte minutku uplynout a nepřestavujte ji. Raději zbývající čas využijte efektivněji, například na zopakování toho, co jste udělali, drobná vylepšení a poznámky. Před začátkem pomodora byste se měli soustředit na samotné fáze, které jsou základy pro fungování této techniky.

4 fáze pomodoro techniky

Technika Pomodoro se skládá ze 4 fází:

1. Fáze vizualizace – před tím, než začnete, si nejdříve v hlavě představte, jak to chcete udělat. Co musíte udělat, s čím začnete, jaký program spustíte a podobně.
2. Fáze plánování – velmi užitečná pomůcka při plánování je takzvaný to-do list. V překladu jde o seznam úkolů, které chcete provést. Zapište si každý úkol a roztřiďte si je do více pomodor. Malé úkoly, které zaberou jen pár minut, můžete zahrnout do jedné fáze pomodora.
3. Fáze zaznamenávání – každý dokončený úkol si během přestávky odškrtněte. Zhodnoťte si svoji práci, zda jste s ní byli spokojení a podobně.
4. Fáze sledování progresu – ptejte se sebe sama na otázky, které vám něco dají. Feedback je vždy důležitý. Například: Jak se vám daří? Stihnete všechno, co jste za daný den chtěli stihnout? Vyhovuje vám to tak, jak to je? Co byste mohli udělat, aby se vám dařilo lépe?

Když vás někdo vyruší

Je důležité nastavit si to jako svoji prioritu. Před vykonáváním této techniky si vypněte telefon a zamezte možnému vyrušení. Seznamte s tím i svoje kolegy v kanceláři nebo spolubydlící. I když se někdy vyrušení nedá zabránit, stále máte na výběr. Zrušte daný úkol a nechte si ho na později. Dělejte to skutečně jen v nezbytných situacích nebo použijte Cirillovu strategii:

1. Informujte kolegu o tom, že právě nemůžete.
2. Vyjednávejte, kolik času potřebujete, pokud se mu můžete věnovat.
3. Pokračujte v dokončení daného úkolu.
4. Přivolejte nazpět svého kolegu a věnujte se mu.

Komu se pomodoro doporučuje

Vyzkoušet si tuto techniku může každý. Není nic špatného na tom chtít si zlepšit svoji produktivitu. U některých lidí to však může hrát klíčový faktor vůbec něco udělat za celý den. Ti by měli vyzkoušet pomodoro techniku jako první. Pomodoro vám proto pomůže v případech, kdy máte:

• problém s udržením pozornosti a snadno se necháte vyrušit
• nedosahujete optimální pracovní produktivitu
• máte hodně práce, na kterou máte dost času, ale chcete ji mít už za sebou
• jste často zklamaní z toho, kolik byste toho chtěli stihnout, ale na konci tomu tak není
• rádi plánujete a následujete svoje cíle.

Proč je tak efektivní?

Studie ukázaly, že lidé se raději spokojí s krátkodobým potěšením než velkými úkoly. Raději si pustí o jedno video na Youtube víc nebo proscollují sociální sítě. Pravděpodobně to znáte aj vy, velké úkoly se zdají velké a máte tendenci je stále odkládat. Naštěstí existuje řešení, jak se jednou a navždy přestat vyhýbat velkým úkolům, ať už je to uklízení domu, psaní vlastního blogu, nebo učení se na maturitu.

Řešení spočívá v započetí. Začněte v malém. Otevřete sešit a naučte se první řádky. Založte si blog, nemusíte hned chrlit články jako drak. Namočte hadr a začněte utíráním jednoho parapetu od prachu. Postupně budete pokračovat a nebude se vám chtít skončit, dokud nedokončíte všechno.

Závěr

Jste motivovaní vyzkoušet si tuto techniku přímo v praxi? Pamatujte však na 4 důležité fáze a co dělat, když vás někdo vyruší. Se správným nastavením času to zvládnete jako nic. Nezapomínejte ani na důležité přestávky. Během nich se jděte nadýchat čerstvého vzduchu, uklidit si stůl nebo uložit věci ve skříni.