Účetnictví v době AI. Přestane to být konečně trn v patě podnikatelů? (Kamil Krajňak, Doklado)

V rozhovoru se dozvíte:

• 01:59 Je digitalizace hlavně o usnadňování procesů?
• 07:04 Proč všechny funkce nezvládají i účetní softwary?
• 09:25 Pro koho je Doklado hlavně určeno?
• 11:52 Může se stát něco s vystavenými fakturami?
• 12:50 Je Doklado jako doplněk?
• 16:08 Co je to eFaktura a co to znamená pro podnikatele?
• 23:08 Jak pomohl účetnictví příchod AI?
• 25:18 Nevím si díky vibe codingu spravit vlastní aplikaci?
• 27:48 Dá se Doklado vyzkoušet?

Přichází radikální eFaktura a konec éry PDF dokumentů

Podnikatelské prostředí na Slovensku stojí na prahu masivní transformace, kterou přinese celoplošné zavedení eFaktury od začátku roku 2027. Současný model, kdy podnikatel manuálně vytvoří fakturu, uloží ji jako PDF soubor, přiloží k e-mailu a odešle klientovi, definitivně končí. Nová legislativa nepředstavuje pouze obyčejné přidání metadat do stávajících dokumentů, ale kompletně nahrazuje staré zvyky. Ruční vystavování dokladů v textových editorech nebo nepropojených programech již nebude legislativně možné. Každá firma bude mít pod svým DIČ zřízenou oficiální digitální schránku a všechny faktury se budou muset vystavovat výhradně v programech, které jsou přímo kompatibilní a napojené na státní systém.

Tento přechod je součástí zavádění celoevropského standardu Peppol, na který postupně do roku 2030 přejdou všechny země Evropské unie. Hlavní motivací státu a finanční správy je efektivnější výběr DPH a potlačení daňových úniků, jelikož všechny faktury budou paralelně protékat přes vládní systém. Pro podnikatele to však v praxi znamená skokovou digitalizaci. Pokud bude firemní software správně integrován, celý proces se pro uživatele nezkomplikuje, protože roboti a API integrace se postarají o přenos dat na pozadí po stisknutí jediného tlačítka.

Jak budou fungovat certifikovaní digitální poštáci

Samotný přenos dokumentů v novém systému probíhá v datovém formátu XML, který slouží jako nosné médium. O bezpečné doručení faktury od dodavatele k odběrateli se starají takzvaní digitální pošťáci, což jsou subjekty s povinnou certifikací od finanční správy. Každý podnikatel si bude muset na stránkách státní správy svobodně vybrat svého pošťáka pro odesílání i příjem dokumentů. Přestože je základním formátem XML, systém umožňuje připojovat i klasické PDF vizuály nebo dodací listy. Moderní cloudové platformy dokážou tato strohá data okamžitě transformovat do čitelné podoby, přičemž do nich automaticky implementují například QR kód pro rychlou platbu.

Povinnost využívat tento centralizovaný systém při vystavování faktur se vztahuje na všechny plátce DPH. Podnikatelé, kteří nejsou plátci DPH, mohou své faktury vystavovat stejným způsobem jako dosud, mají však zákonnou povinnost být připraveni přijímat faktury od svých dodavatelů, kteří plátci DPH jsou, právě prostřednictvím zvoleného digitálního pošťáka. Pokročilé systémy navíc nenabízejí pouze suchý přenos dat, ale vytvářejí kompletní sdílené rozhraní. Funguje to podobně jako e-mailová schránka, kde v jedné složce vidíte odeslané faktury včetně stavu jejich doručení a ve druhé složce přehledně shromažďujete přijaté dokumenty. Majitel firmy může do tohoto archivu udělit přístup také svým kolegům či externím účetním.

Konec papírovým šanonům a frustrujícímu přepisování dat

Tradiční účetní procesy v mnoha firmách dodnes doprovází chaos, kdy se papírové účtenky ztrácejí v peněženkách, PDF faktury zapadají v e-mailových schránkách a účetní před uzávěrkami pod tlakem a stresem nahánějí chybějící podklady. Podle statistik renomovaných konzultačních firem dosahuje chybovost při ručním přepisování a nahazování dokladů do systémů úrovně kolem osmi až deseti procent. Moderní cloudová řešení však fungují jako sdílený digitální archiv, který spojuje svět podnikatele a účetní kanceláře do jednoho ekosystému. Podnikateli stačí účtenku hned na čerpací stanici vyfotit mobilem a v tom samém momentu ji vidí i účetní, díky čemuž papírový originál může okamžitě skončit v koši.

Digitální kopie se automaticky archivuje v bezpečném cloudovém prostředí po dobu deseti let, což plně uspokojuje legislativní požadavky pro případnou daňovou kontrolu. Bezpečnost dat je v profesionálních systémech garantována zálohováním v minimálně třech nezávislých lokalitách v rámci Evropské unie, takže ztráta dokumentů je technicky vyloučena. Přechod na takovouto automatizaci navíc odbourává bariéry a výmluvy ze strany konzervativnějších účetních. Nové platformy se nesnaží nahradit komplexní účetní programy, na které jsou kanceláře roky zvyklé, ale fungují jako inteligentní doplněk. Přes předpřipravené integrace a můstky dokážou přenést stovky dokladů v reálném čase bez nutnosti manuálního ťukání do klávesnice, čímž stlačují chybovost pod jedno procento.

Umělá inteligence v roli účetního asistenta

Nástup generativní umělé inteligence výrazně urychlil vývoj automatizovaných procesů v administrativě. AI se v první řadě stará o pokročilé vytěžování dat z dokumentů, kdy dokáže transformovat text z fotografie účtenky na čisté strukturované údaje. Tato technologie bude klíčová zejména při zpracování hotovostních dokladů a zahraničních faktur, jelikož přeshraniční systém pro eFakturu se naplno rozběhne až na konci této dekády. Další sférou je automatické párování dokladů s pohyby na bankovním účtu. Proces, který v minulosti zahrnoval úmorné ruční vyškrtávání položek z vytištěného bankovního výpisu fixem a pravítkem, dnes kompletně přebírá robot a uživateli zobrazí pouze nejasné anomálie.

Umělá inteligence mění i samotnou podstatu práce účetních, kteří dnes podle průzkumů tráví až osmdesát procent času čistou administrativou a přepisováním dat. Díky robotickému předkontování se systém učí z historie předchozích účetních případů, dokáže samostatně navrhnout správné zaúčtování a člověk v celém procesu figuruje už jen jako finální kontrolor. Účetním se tak uvolňují ruce a získávají obrovský prostor pro odborné poradenství a konzultace pro své klienty, což výrazně zvyšuje hodnotu jejich služeb.

Jak zvládnout přechod na nový systém a nespálit se

Na trhu se v poslední době objevuje množství jednoduchých aplikací vytvořených pomocí moderních rychlých programovacích nástrojů. Účetnictví a správa daní jsou však oblasti přísně regulované zákonem, kde chyby vedou k tvrdým sankcím. Pro podnikatele je proto klíčové vybrat si stabilního partnera s vybudovanou infrastrukturou, který dokáže garantovat kontinuitu a kvalitu služeb na celé roky. Naše prostředí je v těchto povinných otázkách přirozeně konzervativní a vyžaduje spolehlivost.

Zavedení digitálních procesů do běžného chodu firmy včetně zaškolení zaměstnanců a propojení s externí účetní kanceláří trvá v průměru jeden až dva měsíce. Nejjednodušším způsobem, jak se zbavit starostí s hromaděním papírů, je otestovat moderní cloudové rozhraní v praxi. K dispozici bývají plně funkční měsíční zkušební verze, které nejsou jen omezeným demonstračním náhledem. Umožňují kompletně nastavit firemní hierarchii, pozvat kolegy a vyfotit první doklady. Samotný model předplatného je po skončení bezplatného období navržen podle reálného objemu zpracované agendy. Základní měsíční paušál za necelých deset eur zahrnuje neomezený počet uživatelů i firem bez vázanosti s předpřipraveným balíčkem sedmdesáti dokladů, přičemž za každý další zpracovaný dokument nad tento limit se doplácí pouze férový poplatek dvacet centů.