Skladové chyby řešte teď. Během vánočního náporu na to nebudete mít čas

Před Black Friday a vánoční sezónou se pozornost přirozeně soustředí na zásoby. Kolik kusů objednat, které produkty posílit a kde si nechat rezervu. WooCommerce upozorňuje i na méně viditelný problém: zásoby můžete mít fyzicky pod kontrolou, ale nemusejí o nich vědět všechny systémy, přes které prodáváte.

Představte si bestseller, který se právě vyprodal přes marketplace. E-shop však stále zobrazuje několik kusů skladem. Nebo poslední kus prodá kamenná prodejna a informace se na web dostane až o hodinu později. Během klidného dne si podobného zpoždění možná ani nevšimnete. Během Black Friday může za hodinu vzniknout množství objednávek, které již nemáte jak vyřídit.

Každý systém může ukazovat jiné číslo

Čím více prodejních kanálů e-shop využívá, tím snáze se mohou údaje v jednotlivých systémech rozcházet. E-shopová platforma může ukazovat jeden stav, skladový systém druhý, ERP třetí a marketplace může ještě stále pracovat s prvotní informací.

Není to problém, který se týká pouze skladu. O rozdílech mezi daty jsme si nedávno povídali i s Janem Šrubařem z TPA. Majitel e-shopu může otevřít administraci, platební bránu, banku a účetnictví a na každém místě vidět jiné číslo.

Řešením není udělat z nich průměr. Firma potřebuje vědět, kterému systému u konkrétního údaje věří a co dané číslo znamená.

U zásob je navíc zásadní rychlost. Nestačí, že se systémy nakonec dopracují ke správnému stavu. Pokud se produkt mezitím nabízí na webu, marketplace i v kamenné prodejně, každá minuta zpoždění vytváří prostor pro prodej zboží, které již fyzicky nemáte.

Jeden zdroj pravdy

E-shop by proto měl mít jasně určený systém, který uvádí skutečný stav zásob. Ostatní nástroje by z něj měly údaje číst nebo do něj automaticky posílat každou událost, která stav zásob mění.

To neznamená, že jedna aplikace musí být zdrojem pravdy pro celou firmu. U finančních údajů může být referenčním bodem účetnictví, u dostupnosti zboží skladový systém. Důležité je, aby bylo předem jasné, odkud se bere údaj, podle kterého se firma rozhoduje.

Co si před hlavní sezónou zkontrolovat

Před Vánocemi či Black Friday nemusíte dělat rozsáhlý technologický audit. Začněte jedním bestsellerem a projděte s ním celý proces od objednávky až po sklad.

Zkontrolujte si zejména:

• Který systém vede skutečný stav zásob? Tým by na tuto otázku neměl odpovídat třemi různými aplikacemi.
• Ukazují všechny prodejní kanály stejnou dostupnost? Porovnejte e-shop, marketplace, sklad i kamenné prodejny.
• Jak rychle se prodej projeví v ostatních systémech? Rozhodující není jen to, zda se údaj synchronizuje, ale kdy.
• V kterém momentu se produkt ze skladu odečte? Při vytvoření objednávky, úhradě nebo expedici?
• Co se stane po zrušení nebo refundaci objednávky? Ověřte, zda se zásoba správně obnoví.
• Jak fungují předobjednávky, balíčky a částečné expedice? Výjimky bývají místem, kde se proces nejsnáze rozpadne.
• Kde ještě zasahuje člověk? Tabulky, ruční přepisování a zprávy mezi kolegy jsou během špičky rizikové.
• Dozvíte se, když synchronizace přestane fungovat? Chybu by měl jako první zachytit systém, ne zákazník, který si objedná vyprodaný produkt.

Nejlepší test je přitom jednoduchý: objednejte jeden produkt tak, jak by to udělal zákazník, a sledujte, kam všude se tato informace dostane a jak dlouho jí to trvá. Pokud někde čísla nebudou sedět nebo proces čeká na ruční zásah, našli jste místo, které se vyplatí vyřešit ještě před sezónou.