Online podepisování v roce 2025. Obstojí před soudem a kolik umí ušetřit? (Stanislav Tribus, Signi)

Vyplňte krátký dotazník ohledně obsahu Ecommerce Bridge a pomozte nám spoluvytvářet hodnotu, která bude pro vás i e-commerce opravdu užitečná.

V rozhovoru se dozvíte:

• 02:12 Je Slovensko připravené na online podepisování?
• 06:48 Jaké jsou tam ochranné faktory?
• 10:10 Může být digitální podpis věrohodnější než manuální?
• 12:58 Jaké jsou další benefity?
• 14:38 Jsou na některých místech stále povinné papírové smlouvy?
• 16:07 Jak to funguje v denní praxi?
• 22:30 Bude za nás v budoucnu podepisovat AI?

Digitální podpis jako budoucnost dokumentů

Papírové smlouvy se na Slovensku stále používají, ale digitální podpis jim postupně konkuruje a v mnohém je dokonce předbíhá. Zatímco u ručního podpisu neexistuje stoprocentní jistota, že patří konkrétní osobě, elektronický podpis poskytuje auditní stopu, která zachytává IP adresu, telefonní číslo, časové razítko i certifikát. Díky tomu je možné jednoznačně dokázat, kdo dokument podepsal a zda nebyl po podpisu nijak změněn.

Legislativa a druhy podpisů

Slovensko se řídí legislativou Evropské unie eIDAS, která platí od roku 2016 ve všech členských státech. Díky ní jsou elektronické podpisy uznávány i před soudy a právně platné stejně jako papírové. Rozlišují se tři typy podpisů: jednoduchý, zdokonalený a kvalifikovaný. Jednoduchý je například naskenovaná verze podpisu v e-mailu, která má nízkou právní váhu. Zdokonalený podpis už obsahuje certifikát a časové razítko a dokáže zachovat integritu dokumentu. Nejvyšší úroveň má kvalifikovaný podpis, který je ekvivalentem podpisu před notářem a využívá občanský průkaz nebo USB token.

Na škále bezpečnosti by jednoduchý podpis získal jen dva body z deseti, zdokonalený šest až osm a kvalifikovaný deset. Proto záleží na typu dokumentu a situaci, jaký podpis je vhodné použít.

Výhody oproti papíru

Digitální podpis je nejen bezpečnější, ale i praktičtější. Zatímco u papírových smluv je často potřeba grafolog, který stejně nedokáže dát stoprocentní jistotu, elektronický podpis poskytuje jasný důkaz. Navíc šetří čas i peníze. Obchodník nemusí cestovat za klientem, tisknout dokumenty ani je posílat kurýrem. Dokument může být podepsán do 24 hodin a firma může tento ušetřený čas věnovat dalším obchodům.

Stále však existují oblasti, kde je papír povinný. Jde zejména o pracovněprávní dokumenty, jako jsou výpovědi nebo personální upozornění, a také úkony vyžadující notáře.

Digitální gramotnost a používání

Použitelnost závisí i na cílové skupině. Mladší generace dnes podepisují dokumenty elektronicky bez problémů, i přímo přes mobil. Pro starší ročníky, které by si nevěděly poradit s nahráním občanského průkazu či ověřením tváře, je to však stále náročné. Přesto se trend digitalizace posouvá dopředu a čím dál více firem i jednotlivců dokáže využívat digitální podepisování.

Integrace do firemních procesů

Digitální podpis je možné využívat přes jednoduché webové rozhraní, kde si firma vytvoří dokument, vygeneruje odkaz a pošle ho k podpisu. Pro společnosti s desítkami až stovkami dokumentů denně jsou k dispozici API integrace. Ty umožňují, aby zaměstnanci pracovali ve známém CRM, ERP nebo dokument managementu a podepisování probíhalo automaticky na pozadí.

Podpisový proces je možné přizpůsobit vizuálně značce firmy. Klient tak podepisuje dokument v prostředí, které vypadá jako firemní systém, i když na pozadí funguje externí aplikace. Kromě toho mohou být do smluv vložena dynamická pole, která podepisující před podpisem vyplní – například jméno, firmu či další údaje.

Praktické využití v e-commerce

V e-commerce nachází digitální podpis široké uplatnění. Například u reklamací odpadá nutnost tisknout a podepisovat papírové dokumenty. Zákazník se ověří SMS kódem, podepíše elektronický formulář a celý proces pokračuje automatizovaně. To výrazně zrychluje vyřízení reklamací a zlepšuje zákaznický zážitek.

Digitální podpisy jsou užitečné i při spolupracích s influencery. Mnozí z nich nemají počítač ani tiskárnu, ale přes e-mail dokážou dokument podepsat za pár sekund. Takto se zrychlují i menší procesy, které by jinak zbytečně brzdil papír.

Budoucnost digitálního podepisování

Otázkou zůstává, jak bude vypadat budoucnost digitálního podepisování. V diskusi padl i nápad, že jednou možná dokument za uživatele podepíše AI bot. Podobně jako dnes funguje Windows Hello nebo přihlášení přes Microsoft účet, které garantuje identitu, by jednou mohly podpisy přebírat inteligentní asistenti.

I když je to zatím vize budoucnosti, už dnes je zřejmé, že digitální podpisy šetří firmám čas, náklady a zjednodušují procesy. Navíc jsou právně stejně silné a často i silnější než klasické podpisy na papíře.