Jak si správně nastavit účetnictví a finance v milionových e-shopech (Juraj Tobák, TPA GetFinDone)

V rozhovoru se dozvíte:

• 04:45 Bude se AI využívat i v účetnictví?
• 08:04 Je rozdíl v účtování malých a multi-milionových e-shopů?
• 10:51 Řeší větší hráči i malé položky do nákladů?
• 16:01 Platí člověk za známé účetní jméno výrazně více?
• 19:50 Je hlavní výhoda v technologické zdatnosti firmy?
• 22:12 Jsou nějaké kontrolní otázky, které mi umí zrevidovat stav účetnictví?
• 27:23 Podle čeho si určují cenu konzultací?

Jak vypadá účetnictví milionových e-shopů

Účetnictví je pro většinu podnikatelů téma, při kterém se jim otevírá nožík v kapse. Když přijde účetní s mailem o chybějících dokladech, málokdo zůstane klidný. Přesto je právě správně nastavené účetnictví jedním z klíčů k růstu e-shopu. Malé projekty ho často řeší přes známé a rodinu, ale s rostoucími obraty přicházejí problémy, které bez automatizace a procesů jednoduše není možné zvládnout.

Malé a velké e-shopy

Začínající podnikatelé si účetnictví často nechávají zpracovávat sestřenici či manželce, které stačí podat DPH a daň z příjmu. V účetnictví se tak běžně objevují gauče či jiné osobní výdaje. Velké e-shopy ale fungují jinak. Neřeší drobné optimalizace, ale soustředí se na efektivitu, expanzi, nové trhy a zlepšování procesů. Pokud má firma milion eur zisku, nezruinuje ji daň ve výši dvou set tisíc. Podstatné je, aby další rok dokázala vydělat dvojnásobek.

Rozdíl je také v kvalitě dat. Účetní bez znalostí e-commerce často nestíhá a špatně vyhodnocuje transakce. To může znamenat, že firma zaplatí vyšší daně, než musí, nebo odvede DPH ve špatné zemi. Běžné jsou případy, kdy bylo nutné zpětně opravovat účetnictví za několik let. Tehdy se zjistí, že společnosti odváděly zbytečně vysoké daně z příjmu nebo DPH, a někde dokonce platily na Slovensku, přestože měly dávno odvádět v Maďarsku.

Přetížení účetních

Při desítkách až stovkách tisíc transakcí měsíčně není možné vše zvládnout manuálně. Tradiční účetní tráví 80 až 90 procent času přepisováním dokladů, což neumožňuje sledovat anomálie, komunikovat s bankami, kurýry či dodavateli. Pokud není systém nastaven správně, firma si nemusí všimnout ani toho, že jí kartová společnost nebo kurýr dluží desítky tisíc eur.

Automatizace umožňuje obrátit poměr. Rutinní práce tvoří jen menší část času, zbytek se věnuje čištění účtů, řešení problémů a komunikaci. Díky tomu dokáže menší tým účtovat i velké e-shopy. Zatímco tradiční přístup by si vyžadoval tři účetní, které stejně nestíhají, moderní systém to zvládne s jedním člověkem na kratší úvazek a zároveň včas.

ERP a technologický přístup

Správně nastavený ERP systém je základem. Měl by být cloudový, propojený přes API a umožňovat integrace se všemi datovými zdroji. Větší e-shopy mají desítky až stovky vstupů – banky, platební brány, kurýry, různé měny a marketplaces jako Amazon či Allegro. Pokud to někdo dělá manuálně, každý měsíc musí ručně stahovat a importovat desítky exportů. Technologický přístup to řeší centralizovaným hubem, který vše napojí a eliminuje riziko chyb.

I zkušenost z Jim Beam ukázala, že tradiční způsob nestačí. Desetimilionový e-shop nedokázala účtovat jedna účetní, ale po nastavení systémů zvládlo pět lidí zpracovat obrat padesát milionů. Dnes dokáže firma s třiceti zaměstnanci zaúčtovat více než deset milionů transakcí ročně.

Role umělé inteligence

AI zatím nedokáže pochopit kontext firmy a rozhodnout, co je materiál a co zboží, ale dokáže ušetřit obrovské množství práce. Umí odhalit trendy, rychle dělat přepočty a připravit měsíční sumáře, které by seniorní účetní dělal hodiny. Úkolem lidí je už jen kontrola a doplnění. Budoucnost účetnictví proto není v manuálním přepisování, ale v kombinaci automatizace, AI a lidské expertízy.

Jak zjistit, že máte dobrého účetního

Existuje několik jednoduchých kontrolních otázek. Dostanete závěrku včas, nebo se neustále posouvá? Umí účetní vysvětlit, co se nachází na účtech a proč máte pohledávky v nesmyslné výši? Dokáže připravit průběžnou závěrku během týdne, pokud ji potřebujete pro banku? Pokud místo odpovědí jen mlží, je to signál, že účetnictví není v pořádku.

Důležitá je i komunikace. Účetnictví by nemělo být jen o mailech s chybějícími doklady, ale o tom, že rozumíte, co je ve vašich výkazech. Pokud máte pochybnosti, je lepší zavolat auditora, který objektivně prověří stav.

Financování a banky

Firmy často chtějí optimalizovat daně, ale zároveň potřebují financování. Pokud mají účetnictví plné osobních výdajů, banky je rychle odhalí. Typickým příkladem je společnost, která má milion eur zisku, ale zároveň milion eur pohledávek vůči společníkovi. Ve skutečnosti by po správném zaúčtování byla na nule a otázka optimalizace by vůbec nevznikla.

V takových situacích nastupuje rekonstrukce účetnictví. Zpětně se doplní chybějící náklady a připraví se business plán, který odráží reální výkonnost firmy. S takto očištěnými výkazy je už získání financování mnohem jednodušší. Bonusem jsou i bankovní tendry – místo jedné banky se osloví více a výsledkem jsou nižší úrokové sazby a lepší podmínky.

Cena účetnictví a komunikace s týmem

Cenotvorba je postavená na hodinové sazbě, ne na počtu transakcí. Z praxe už existují jasné odhady, kolik hodin si vyžádá účtování e-shopu podle jeho obratu. Každý klient má styčnou osobu a komunikace probíhá přes Slack či online hovory. Hierarchie je jasná – jednoduché věci řeší junior, složitější senior, strategické manažer a nejtěžší případy partner.

Účetnictví nemusí být nudné. Díky technologiím se z rutinního přepisování mění na práci s daty, analýzy a business poradenství. A právě tam je prostor pro kreativitu a reálnou hodnotu pro firmu.