Dostaňte vaše e-commerce data pod kontrolu (Jan Šrubař, TPA Česká republika)

V rozhovoru se dozvíte:

• 02:07 Proč může majitel e-shopu vidět v datech různá čísla v různých systémech?
• 03:50 Je obrat svatý grál dat?
• 05:33 Co se děje s objednávkou od vytvoření po zaplacení?
• 09:45 Jak často je dobré sledovat jednotlivá data?
• 12:26 Je dobírka i dnes dobrý nápad? Nepřicházíte o peníze?
• 16:12 Které situace způsobují nejvíce rozdílů mezi čísly?
• 19:08 A jak to funguje u tržišť?
• 22:45 Kdy se dívám na DPH a kdy na peníze bez DPH?
• 26:46 S čím vším může pomoci automatizace?
• 32:14 Které kontroly by měl člověk provádět pravidelně?

Proč má e-shop v každém systému jiná čísla

E-shop dnes používá množství systémů, samotnou e-shopovou platformu, platební bránu, banku, ERP i účetnictví. Každý přitom může s údaji pracovat trochu jinak. E-shopová platforma může do obratu započítávat DPH, dopravu či další položky, proto se její výsledek nemusí shodovat s tím, co vidíte jinde.

Je to podobné jako v marketingu, kde Google Analytics, Meta a další platformy často ukazují rozdílné výsledky. Smyslem proto není hledat průměr ze všech čísel, ale dostat data na jedno místo a přesně vědět, co znamenají. Základem by měl být účetní systém, do kterého lze napojit ostatní nástroje. Samotné výsledky se pak mohou zobrazovat v tabulce, Power BI nebo jednoduchém firemním přehledu.

Obrat není svatý grál

Obrat je jedno z čísel, kterými se e-shopy rády prezentují, ale bez dalšího kontextu toho příliš neřekne. Pokud firma udělá obrat tři miliony, stále nevíme, jakou má marži, náklady ani kolik jí reálně zůstane.

Účetnictví proto nemá být jen zákonnou povinností. Mělo by ukazovat, zda má firma peníze na výplaty, zda si může před sezonou dovolit nakoupit zásoby nebo zda má prostor pro další expanzi. Stejně důležitý je cashflow, protože vysoké prodeje ještě automaticky neznamenají dostatek peněz na účtu.

Co se děje s objednávkou po zaplacení

Proces objednávky se mění podle způsobu platby. U Apple Pay nebo platby kartou přijde informace o úhradě prakticky okamžitě, bankovní převod může mít zpoždění a dobírka celý proces ještě komplikuje.

V ideálním případě se údaje o objednávce automaticky dostanou do účetnictví a zároveň přijde potvrzení z platební brány. Systém pak ví, že konkrétní objednávka byla zaplacena.

Samostatným tématem jsou poplatky platebních bran. Zákazník může zaplatit například 100 eur, ale obchodník dostane méně, protože si brána odečte svůj poplatek. Do účetnictví proto potřebuje dostat celou zaplacenou částku, výši poplatku i výslednou částku. Automatizace tyto údaje spojí s konkrétní objednávkou a poplatek zaúčtuje jako náklad.

Aktuální data nemohou přijít za tři měsíce

Účetnictví by mělo být hlavním zdrojem pravdy, ale při každodenním řízení se majitel pravděpodobně nejdříve podívá do administrace e-shopu. Ta ukazuje výsledky okamžitě. Musí však vědět, co přesně čísla obsahují a co v nich naopak chybí.

Problém vzniká, když účetní data přicházejí až po měsíci, případně s ještě větším zpožděním. E-commerce je příliš rychlý byznys na to, aby se podle takových informací dalo efektivně rozhodovat. Ideální je proto nastavit průběžný přístup k účetnictví a k základním ukazatelům.

Po správném nastavení může majitel sledovat například tržby, pohledávky, závazky, vývoj objednávek či jejich průměrnou hodnotu. Nemusí přitom rozumět celému účetnictví. Přehledy lze připravit tak, aby byly srozumitelné i člověku, který je odborníkem na svůj e-shop, ne na účetní předpisy.

Některé firmy mají tyto grafy dokonce neustále zobrazené na velké obrazovce. Stačí krátký pohled a majitel ví, zda se vše vyvíjí správně, nebo se děje něco, co je potřeba řešit.

Dobírky, tržiště a DPH přidávají další komplikace

Čím více způsobů prodeje a platby e-shop používá, tím více míst může vytvářet rozdíly. U dobírky vstupuje do procesu dopravce, který od zákazníka vybere peníze a následně je posílá obchodníkovi. Firma proto potřebuje kontrolovat, zda dostala všechny peníze a zda se platby správně přiřadily k objednávkám.

Další vrstvu přidávají tržiště, protože mezi zákazníka a obchodníka vstupuje další platforma. Při porovnávání výsledků je zároveň vždy potřeba vědět, zda se díváte na částky s DPH, nebo bez DPH. Bez toho můžete porovnávat čísla, která sice vypadají podobně, ale ve skutečnosti vypovídají o něčem jiném.

Automatizace má chyby zachytit dříve než člověk

Při větším množství objednávek nedává smysl ručně přepisovat údaje do Excelu a manuálně párovat každou platbu. Automatizace může propojovat e-shop, platební brány, účetnictví i další systémy a zároveň upozorňovat na nesrovnalosti.

V praxi se například stává, že zákazník jednu objednávku zaplatí dvakrát. Může si nevšimnout první úhrady, následně použije QR kód a peníze pošle ještě jednou. U objednávky za několik tisíc už jde o výraznou částku.

Ideální systém proto nemá nutit majitele kontrolovat každou transakci. Většinu chyb má zachytit automaticky a vyřešit je ještě dříve, než se projeví v cashflow, účetnictví nebo firemních reportech. Právě tehdy se z dat stává reálný nástroj pro řízení e-shopu a ne jen série hezkých grafů.