Dosáhnout úspěchu v životě, práci i ve vlastním byznysu ve velké míře závisí i na správném rozdělení úkolů a efektivním řízení času a priorit. Mnozí z vás to určitě znají. Zpočátku máte úkoly a povinnosti pod kontrolou, ale časem se nabalí a vy se musíte rozhodovat, které z nich vyřešit jako první. Instinktivně začneme s plněním malých a rychlých úkolů. Ty nás však k naplnění našich cílů většinou významně neposunou.
Co s tím? Jak v záplavě úkolů stanovit ty, které nás okrádají o čas a jak se zaměřit na dlouhodobější a hodnotnější úkoly? A jak zjistíme, které to jsou?
Důležité je stanovit si priority.
1. Vytvořte si Eisenhowerovu matici
Při rozhodování a stanovování priorit můžete využít účinnou metodu Eisenhowerovy matice, jejíž autorství se přisuzuje 34. americkému prezidentovi Dwightu Davidu Eisenhowerovi. Při jejím správném použití jednoduchým způsobem zvýšíte poměr důležitých úkolů na úkor těch, které až tak důležité nejsou. Tím dosáhnete lepších a rychlejších výsledků.
2. Určete si, co je důležité a co urgentní
Zařaďte všechny vaše úkoly, aktivity nebo projekty do kvadrantů Eisenhowerovy matice podle jejich důležitosti a urgentnosti, protože „to, co je důležité, je málokdy urgentní. To, co je naléhavé, je málokdy důležité.” Při každé aktivitě reálně posuďte její urgentnost a důležitost pro váš cíl, budoucnost i psychickou pohodu.
- důležité / nedůležité – při zařazení daného úkolu, aktivity nebo projektu k důležitým nebo nedůležitým si pomozte otázkou: V jaké míře mě to posune k naplnění mého cíle?
- urgentní / neurgentní – při rozhodování o urgentnosti daného úkolu, aktivity nebo projektu se zamyslete nad odpovědí na otázky: Je daný úkol časově ohraničen? Jsou zdroje k jeho splnění omezené? Je kritický pro zahájení jiného úkolu?
3. Pracujte s úkoly podle jejich zařazení
Rozdělením všech vašich úkolů do Eisenhowerovy matice získáte odpověď na důležitou otázku: Na čem mám / nemám pracovat, abych co nejlépe a nejrychleji dosáhl svého cíle?
Doporučení Eisenhowerovy matice vám v jednotlivých kvadrantech ukáží, na jakých úkolech máte začít pracovat hned, které úkoly trochu počkají, které byste měli delegovat a kterých se zbavit.
- urgentní a důležité – všechny úkoly, aktivity a projekty z tohoto kvadrantu udělejte hned. Měli byste jich mít nejméně. Příkladem může být například důležitý telefonát s obchodním partnerem, schůzka s klientem či vyřešení krizové situace. Standardně jde o úkoly od 2–15 minut, které vás nenutí prokrastinovat a umíte je „zvládnout levou zadní“. 🙂
- neurgentní a důležité – tyto úkoly byste měli udělat, avšak nejsou až tak urgentní, abyste je museli udělat hned. Naplánujte si je a najděte si na ně čas později. Může se jednat například o úkoly, jako je tvorba marketingové strategie či důležitá pracovní cesta. Většinou jde o delší a důležitější úkoly, které potřebují svůj čas, kontext či místo.
- urgentní a nedůležité – všechny úkoly z tohoto kvadrantu delegujte na jiné. Příkladem může být vyřízení doručené pošty, odpověď na komentáře nebo nákup papíru či toneru do tiskárny. Může jít však i o důležité úkoly v kompetenci někoho jiného.
- neurgentní a nedůležité – těchto úkolů se nadobro zbavte a nevěnujte jim svůj čas a pozornost. Může se jednat například o přílišné trávení času na sociálních sítích či třídění e-mailové komunikace.
Věčné dilema: Jak rozlišit důležité úkoly od nedůležitých?
Odlišit urgentní úkoly od neurgentních je poměrně jednoduché. Stačí si zodpovědět jednoduchou otázku: Kdy to má být hotovo, potřebuji to hned? Odlišit však důležité úkoly od nedůležitých vyžaduje mnohokrát přístup založený na principu „Pokud to můžeš delegovat, není to důležité.” Zároveň je třeba se zamyslet nad tím, jestli vás daný úkol posune k naplnění vašeho cíle a pokud ano, v jaké míře.
Právě v těchto případech Eisenhowerova matice funguje i opačným směrem. Zkuste se proto zamyslet, zda daný úkol musíte udělat nyní, naplánovat jej, delegovat či nedělat a podle toho jej zařaďte do správného kvadrantu. Systém vám nakonec ukáže, zda je daný úkol důležitý nebo ne. Jedná se o jednoduchý cvik k prověření důležitosti vašich priorit.
Na co si dát u Eisenhowerovy matice pozor:
- Neplýtvejte časem na nedůležité a urgentní činnosti, pokud máte mezi úkoly důležité a urgentní, které musí být splněny.
- Když se naučíte efektivně pracovat s časem, zvládnete důležité věci dokončit dříve, než se stanou urgentními.
- Důležité a urgentní úkoly z 1. kvadrantu udělejte co nejdříve.
- Důležité a neurgentní úkoly ze 2. kvadrantu dobře naplánujte, ideálně pomocí kalendáře.
- Jakmile splníte úkoly z 1. kvadrantu, začněte pracovat na plnění úkolů z 2. kvadrantu.
- Delegujte co nejvíce nedůležitých a urgentních úkolů ze 3. kvadrantu na jiné, protože to, co není pro vás důležité, může být naopak důležité pro někoho jiného.
- Nedůležité a neurgentní úkoly ze 4. kvadrantu omezte úplně, zvláště pokud bojujete s nedostatkem času.
- Všechny úkoly pravidelně přehodnocujte. Pokud splníte věci z prvního kvadrantu, některé z věcí z druhého kvadrantu automaticky přesuňte do prvního kvadrantu, a proto je udělejte hned. Správně se zamyslete nad frekvencí a relevantností kvadrantů i v kontextu plnění úkolů.
4. A jde se plánovat
Na začátek začněte s plánováním vašeho nejbližšího dne. Pokud vám Eisenhowerova matice napomůže k lepším výsledkům, využijte ji i při plánování na měsíční i roční bázi. Získáte tak více času na strategické a dlouhodobě přínosné činnosti. A to časem jistě oceníte.
Při přehodnocování vašich priorit vám pomozte náš framework Eisenhowerovy matice, který si stáhněte jako pdf a můžete začít.
